Cuando el comité ya ha cerrado una decisión sobre un abstract, la comunicación debe trasladarla sin ambigüedades y explicar qué ocurre después. Para hacerlo, confirma primero el estado aprobado, el destinatario y cualquier instrucción oficial; después adapta una plantilla y revisa que no incluya plazos, condiciones o comentarios que el congreso no haya definido.
En breve: comunica el resultado usando el término exacto de la convocatoria, identifica la propuesta con una referencia clara y añade solo el siguiente paso que esté confirmado. La categoría, el canal, la fecha y la información que se comparte dependen del procedimiento de cada congreso.
01 · Procedimiento
Parte de las reglas del evento, no de una plantilla universal
Antes de redactar, consulta la convocatoria y el procedimiento de evaluación aprobados por el comité. Confirma qué estados pueden comunicarse, quién valida el resultado, cuándo se informa y si hay instrucciones posteriores. No presupongas que todos los eventos distinguen las mismas fases ni que una resolución inicial equivale siempre a una aceptación definitiva.
Las guías públicas de congresos muestran por qué conviene concretarlo. En UIST 2026, la guía explica que se informa a los autores de una decisión y que las revisiones completas se envían después para aportar contexto. El proceso de ISSAC 2026 describe, en cambio, un correo de los responsables del comité a las personas autoras correspondientes, acompañado de las revisiones. Son ejemplos de esos congresos concretos, no una norma que debas trasladar al tuyo.
La comunicación forma parte de una secuencia: primero se delibera y se registra la resolución; después se prepara el mensaje para la persona autora. Si todavía estáis definiendo cómo documentar la decisión, consulta también la plantilla para registrar decisiones del comité.
02 · Preparación
Revisa estos datos antes de redactar
- Resultado confirmado. Comprueba que la decisión está cerrada y que quien la comunica tiene la validación que exige el procedimiento.
- Estado con el nombre aprobado. Utiliza la denominación exacta de la convocatoria. Si existen pasos posteriores, descríbelos únicamente cuando estén definidos.
- Propuesta identificable. Añade la referencia o el título que el evento use para que la persona pueda reconocer el abstract. Evita incluir información de otras propuestas.
- Siguiente paso real. Incorpora instrucciones, fechas, enlaces o condiciones solo si están publicados y vigentes. Si no hay ninguna acción adicional, no la inventes.
- Contenido autorizado. Decide si se compartirán observaciones de los correctores. Inclúyelas únicamente cuando el procedimiento contemple compartirlas y el comité haya validado el texto.
- Destinatario y canal. Sigue lo que haya establecido la organización para identificar a quién se dirige el mensaje y desde dónde se envía.
03 · Modelos editables
Adapta dos plantillas de comunicación
Los siguientes textos son esqueletos de redacción, no mensajes listos para enviar. Sustituye los corchetes por datos confirmados, elimina los campos que no correspondan y somete el mensaje a la validación prevista por el evento.
Comunicación de una resolución favorable
Asunto: [Nombre del congreso] · resultado del abstract [referencia]
Hola, [nombre]:
El comité de [nombre del congreso] ha resuelto [estado exacto aprobado] para el abstract “[título o referencia]”.
[Añadir únicamente las instrucciones posteriores confirmadas: acción requerida, canal y fecha publicada. Si no hay una acción definida, quitar este párrafo.]
[Incluir la vía de consulta que haya definido la organización.]
Un saludo,
[Nombre o equipo responsable]
Comunicación de una resolución no favorable
Asunto: [Nombre del congreso] · resultado del abstract [referencia]
Hola, [nombre]:
El comité de [nombre del congreso] ha resuelto [estado exacto aprobado] para el abstract “[título o referencia]”.
[Si el comité ha autorizado una explicación para compartir, añadir aquí un motivo breve y coherente con los criterios comunicados. Si no existe una explicación aprobada, eliminar este párrafo; no improvisar comentarios.]
[Incluir solo si el procedimiento lo contempla: información sobre otras vías, revisión o consulta.]
Gracias por presentar tu trabajo a [nombre del congreso].
[Nombre o equipo responsable]
En ambos modelos, conserva un tono respetuoso y directo. No compares la propuesta con otras, no prometas una reconsideración y no conviertas una puntuación aislada en una explicación de la decisión. Si el evento ha aprobado una comunicación distinta, prevalece esa versión.
04 · Control final
Haz una revisión antes del envío
- La resolución del texto coincide con la que consta como aprobada.
- La persona destinataria y la referencia del abstract son las correctas.
- El mensaje no da por definitiva una fase que aún dependa de otra revisión o validación.
- Las fechas, instrucciones y enlaces se han contrastado con la información vigente del congreso.
- Los comentarios incluidos están autorizados para compartirse y no revelan deliberaciones internas.
- El canal, la firma y la persona responsable de responder a dudas están definidos por la organización.
Cuando haya muchos mensajes, una segunda lectura sobre una muestra puede ayudar a detectar errores repetidos en asunto, etiquetas, enlaces o instrucciones. La comprobación debe respetar el procedimiento y los controles del propio equipo; no presupongas que una herramienta ha enviado o validado los mensajes por ti.
Para que la comunicación sea coherente, la resolución que la origina también debe estar bien documentada. Puedes enlazar esta pauta con la guía para organizar la revisión y con el recurso sobre comentarios útiles para autores.
05 · Alcance de la plataforma
Qué hace CongressMaker en la evaluación de abstracts
CongressMaker ofrece una zona donde los correctores pueden consultar abstracts, asignar puntuaciones y dejar comentarios. La decisión final, la aprobación del texto y la comunicación a las personas autoras corresponden al procedimiento y al equipo del congreso.
La plataforma no decide si un abstract se acepta ni envía automáticamente las notificaciones de resultado. Consulta el alcance actual en la página de gestión de abstracts.
Dudas habituales
Preguntas sobre los resultados de abstracts
¿Todos los congresos deben usar las mismas categorías de resultado?
No. Usa las categorías y el alcance que haya aprobado el propio congreso. Algunas convocatorias contemplan pasos posteriores a una primera decisión; no los añadas si el procedimiento de tu evento no los prevé.
¿Hay que enviar a los autores los comentarios de los correctores?
Solo si el procedimiento del congreso contempla compartirlos y el comité autoriza su contenido. Una comunicación de resultado no debe incluir comentarios internos por defecto.
¿CongressMaker comunica automáticamente la aceptación o el rechazo?
No. CongressMaker ofrece una zona para que los correctores consulten abstracts, puntúen y dejen comentarios. La decisión y la comunicación a los autores corresponden al procedimiento y al equipo del congreso.
Siguiente paso
Una revisión clara empieza por una decisión bien definida
Conoce cómo CongressMaker organiza la consulta, puntuación y comentarios de abstracts para el trabajo de los correctores.
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