Antes de abrir una convocatoria de abstracts, comprueba que el equipo podrá revisar los trabajos durante las ventanas previstas. Para hacerlo, reúne las áreas que necesitan cobertura, la disponibilidad confirmada y la capacidad que cada persona puede asumir. Si esa previsión no encaja con el calendario o con el volumen estimado, el comité puede resolverlo antes de comunicar las reglas a los autores.
En breve: define primero los hitos que aprobará el congreso; pregunta a cada revisor por sus áreas, ventanas disponibles y carga asumible; registra las respuestas en una matriz común; y contrasta la cobertura antes de publicar fechas. No des por confirmada una asignación hasta que la persona y el comité hayan validado el reparto.
01 · Calendario
Define los hitos antes de pedir disponibilidad
Una pregunta genérica como «¿podrías revisar abstracts?» no permite saber si una persona estará disponible cuando el comité la necesite. Comparte las ventanas de trabajo que la organización está valorando y distingue las fechas aprobadas de las provisionales.
Según el diseño de la convocatoria, los hitos pueden incluir el cierre de recepción, el periodo de evaluación, una revisión adicional si el comité la prevé, la deliberación y la comunicación de resultados. No todos los procesos incluyen las mismas fases. Define cuáles corresponden a tu evento y quién puede aprobarlas.
Si todavía no existe una previsión estable, recoge disponibilidad por intervalos y deja constancia de qué fechas están pendientes. No conviertas una estimación interna en un plazo público ni prometas a los autores un calendario que el equipo aún no puede sostener.
02 · Consulta al equipo
Recoge respuestas comparables
Antes de preguntar, acuerda qué significa «estar disponible» en esta convocatoria. Puede significar aceptar trabajos dentro de una ventana concreta, reservar tiempo para una segunda lectura o confirmar una carga máxima que el comité haya definido. Explica qué se solicita y qué sigue sujeto a confirmación.
- Áreas que puede revisar: usa las categorías que haya aprobado el comité y permite señalar cuándo una propuesta queda fuera de su ámbito.
- Ventanas disponibles: pregunta por los periodos relevantes, no por disponibilidad indefinida.
- Capacidad asumible: deja que cada persona confirme una carga realista para el intervalo acordado; no fijes un número universal.
- Confirmación: diferencia entre una respuesta provisional y un compromiso aceptado.
- Abstenciones o conflictos: registra solo el estado necesario para decidir el siguiente paso y sigue el procedimiento aprobado por el congreso.
No incluyas el contenido de los abstracts en la matriz de disponibilidad. Para planificar la cobertura bastan las áreas, la ventana y la capacidad acordada; las incidencias concretas se canalizan según las reglas del evento.
03 · Plantilla
Usa una matriz de capacidad
Esta estructura ayuda a comparar respuestas sin convertirlas todavía en asignaciones. Complétala con los criterios y las fechas aprobadas por el comité; las celdas son campos vacíos, no datos de un congreso real.
| Revisor/a | Área o categoría acordada | Ventana disponible | Capacidad declarada | Estado de confirmación | Siguiente acción y responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| Por completar | Por completar | Por completar | Según el criterio del comité | Pendiente / confirmada | Por completar |
| Por completar | Por completar | Por completar | Según el criterio del comité | Pendiente / confirmada | Por completar |
| Por completar | Por completar | Por completar | Según el criterio del comité | Pendiente / confirmada | Por completar |
Si necesitas conservar un registro de seguimiento, añade la fecha de la última comprobación y quién debe contactar con cada persona. Mantén separadas la capacidad declarada, la disponibilidad confirmada y la asignación finalmente aprobada.
04 · Revisión de viabilidad
Comprueba la cobertura y resuelve los huecos
Contrasta el número y las áreas de los trabajos que se esperan con la capacidad confirmada para las ventanas acordadas. Si el volumen todavía es incierto, identifica qué parte de la previsión es una estimación y revisa varios escenarios sin presentarlos como cifras definitivas.
La suma total no basta: puede existir capacidad global y faltar cobertura en un área concreta, o concentrarse la disponibilidad al final del periodo. Revisa cada categoría por separado y deja claro quién comprueba que el reparto final respeta los criterios aprobados.
Si detectas un hueco, el comité puede valorar opciones antes de publicar o mantener el calendario: confirmar más personas revisoras, ajustar la organización de la convocatoria o revisar las fechas propuestas. Cualquier cambio que afecte a las reglas o a los compromisos con autores debe aprobarlo quien corresponda y comunicarse de manera coherente.
Deja también un plan de continuidad: quién recibe una renuncia, quién decide si hace falta una sustitución y cómo se actualiza el reparto. No trates una disponibilidad inicial como garantía de que la persona podrá completar la revisión.
05 · Preparación
Cierra las instrucciones de revisión
Una vez que el comité ha confirmado la cobertura, prepara las indicaciones para quienes revisan. Deben reflejar los criterios, el modo de puntuar y el tipo de comentario que el propio comité ha aprobado. La disponibilidad organiza el trabajo; no sustituye los criterios científicos ni determina la decisión final.
La plantilla de instrucciones para revisores ayuda a documentar el encargo. Si el equipo aún necesita contrastar cómo interpreta los criterios, puede preparar una sesión de calibración antes de evaluar. En ambos casos, las reglas concretas corresponden al comité del congreso.
06 · Herramienta
Separa la planificación de la herramienta
CongressMaker dispone de una zona donde los correctores acceden a los abstracts, puntúan y dejan comentarios. Esa capacidad sirve para el circuito de revisión configurado para el evento; no sustituye el acuerdo sobre disponibilidad, capacidad o reparto del trabajo.
La organización define quién revisa, qué criterios aplica y cómo resuelve las incidencias. No presupongas una asignación automática por áreas o disponibilidad. Puedes consultar el alcance actual de la gestión de abstracts de CongressMaker y contrastarlo con el procedimiento aprobado por tu comité.
Preguntas frecuentes
Dudas sobre disponibilidad de revisores
¿Cuántos abstracts debería aceptar cada revisor?
No hay una cifra que sirva para todos los congresos. El comité debe acordar una carga compatible con la complejidad de los trabajos, el tiempo disponible y la capacidad que cada persona confirma.
¿Cuándo conviene confirmar la disponibilidad?
Antes de publicar el calendario de la convocatoria. Así la organización puede contrastar las ventanas de revisión previstas con la disponibilidad confirmada y resolver carencias antes de comunicar fechas.
¿CongressMaker asigna automáticamente los abstracts según la disponibilidad?
La capacidad verificada es una zona donde los correctores acceden a abstracts, puntúan y dejan comentarios. La organización define las personas revisoras, su disponibilidad y el reparto del trabajo; esta guía no presupone una asignación automática.
Siguiente paso
Comprueba cómo se organiza la revisión de abstracts
Si ya tienes definidos el procedimiento y los criterios del comité, revisa qué incluye el área de corrección de CongressMaker.
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