Cuando llega una solicitud que no encaja en las condiciones habituales, no improvises una regla nueva. Registra qué se pide, qué condición afecta, quién tiene autoridad para decidir y qué debe comunicarse y comprobarse después. Así el equipo separa la petición, la autorización y su ejecución, sin atribuir al software decisiones que corresponden a la organización.
La pauta: solicitud → regla vigente → responsable de decidir → decisión y motivo → comunicación → comprobación de la ejecución → cierre. La secretaría técnica puede coordinar el recorrido; la organización debe dejar claro quién autoriza cada excepción. No cambies una inscripción por una petición informal o una suposición.
01 · La petición
Describe la solicitud antes de decidir qué significa
Una consulta no equivale a una autorización y una explicación incompleta no es necesariamente una excepción aprobada. Empieza por separar lo que la persona pide de la interpretación que hace el equipo. Así se evita prometer un cambio antes de comprobar las condiciones aplicables.
- Qué solicita: expresa el cambio de forma concreta, sin añadir una solución que todavía no se ha aprobado.
- Qué afecta: identifica la categoría, respuesta, condición o concepto de inscripción relacionado.
- Qué falta aclarar: anota la información necesaria para que la persona responsable pueda decidir.
- Qué no debe darse por hecho: no presupongas que la petición cumple las condiciones ni que concede derecho a modificar una tarifa, cancelar o recibir un reembolso.
Si la solicitud se refiere a una condición común para varias personas, puede que no sea una excepción individual: quizá el equipo deba revisar la regla general antes de contestar. La organización decide cómo interpretar sus propias condiciones.
02 · La autoridad
Comprueba la regla vigente y quién puede autorizar una excepción
Consulta la versión aprobada de la convocatoria y las condiciones de inscripción, y compárala con la configuración que está utilizando el equipo. Si ambas no coinciden o no está claro cuál prevalece, pausa la ejecución y pide una decisión a la persona designada. No uses la configuración técnica como sustituto de una autorización organizativa.
Antes de abrir el registro, acuerda qué solicitudes puede resolver la secretaría y cuáles debe elevar al comité u otra persona responsable. Define también quién puede decidir si la persona titular no está disponible. Esta división evita que el mismo caso reciba respuestas distintas según quién lo atienda.
CongressMaker permite configurar formularios de inscripción y precios con reglas dinámicas según las respuestas y el número de compras. La configuración aplica criterios acordados; la aprobación de una excepción sigue correspondiendo a la organización. Para revisar cómo se definen las categorías, consulta la guía de categorías de inscripción.
03 · La trazabilidad
Deja una ficha de decisión breve y consultable
Un registro común permite explicar qué ocurrió sin reconstruir una conversación dispersa. La siguiente tabla es una plantilla editorial para el equipo: no representa una pantalla, un módulo ni una función de CongressMaker.
| Campo | Qué anotar |
|---|---|
| Referencia interna | Identificador de trabajo que permita localizar el caso sin incluir datos personales innecesarios. |
| Solicitud y fecha | Qué se pide y cuándo llegó, con el contexto mínimo para entenderlo. |
| Regla afectada | La condición aprobada que se ha consultado y la versión o fuente utilizada por el equipo. |
| Responsable | Quién tiene autoridad para resolverlo y quién coordina la respuesta. |
| Decisión y motivo | Qué se autoriza o no se autoriza y la razón comunicable de la decisión. |
| Ejecución y cierre | Quién comunicó el resultado, qué se comprobó y qué queda pendiente, si algo sigue abierto. |
La ficha no sustituye los canales ni las reglas de conservación de información de la organización. Incluye solo lo necesario para coordinar y comprobar el caso; no añadas documentos personales, datos de pago ni información ajena a la decisión.
04 · La respuesta
Comunica la decisión y ejecuta únicamente lo que se haya aprobado
La respuesta debería indicar qué se ha revisado, cuál es la decisión, qué cambia —si se ha autorizado un cambio— y quién puede resolver las dudas siguientes. Si falta información o la decisión sigue pendiente, dilo expresamente y asigna quién retoma el caso. Evita fórmulas ambiguas como «lo estamos viendo» sin responsable ni siguiente paso.
Cuando la decisión afecta a una categoría o a un precio, comprueba la configuración concreta antes de comunicar que el cambio está aplicado. No presupongas que la plataforma conserva un historial de aprobaciones o modifica automáticamente el registro por haber anotado la decisión en otra herramienta: cada equipo debe validar el proceso que utiliza.
Si la excepción tiene que ver con un descuento, distingue la solicitud individual de las condiciones generales del código. La guía para definir y probar cupones de descuento ayuda a decidir cuándo corresponde un cupón y cuándo conviene resolver primero la política de tarifas.
Esta guía se refiere a inscripciones de participantes. Si la petición tardía corresponde a una propuesta científica, sigue el proceso específico para atender un abstract recibido fuera de plazo; no son la misma decisión ni la misma convocatoria.
05 · Ejemplo hipotético
Recorre la solicitud de principio a fin
Imagina que una persona pide pasar de una categoría de inscripción a otra. El ejemplo es ficticio y no describe una política de cambios, un caso real ni un resultado que el software aplique automáticamente.
- Registrar: resumir la categoría actual y la solicitada, sin repetir datos personales en la ficha de coordinación.
- Contrastar: localizar la condición vigente y determinar qué comprobación falta para valorar la petición.
- Elevar: enviar el caso a quien la organización designó para autorizar excepciones; la secretaría no se atribuye esa decisión.
- Responder: comunicar la resolución acordada y sus consecuencias de forma concreta, sin prometer cambios no aprobados.
- Comprobar: si se autorizó una modificación, confirmar por el procedimiento del equipo que la inscripción refleja lo decidido y cerrar la referencia.
Si durante el contraste aparece una discrepancia entre las condiciones publicadas y lo que refleja la inscripción, no la resuelvas ampliando el alcance de la solicitud. Pide que la persona responsable defina el criterio y deja constancia de qué debe revisar el equipo.
06 · Criterio de cierre
Comprueba que el caso puede darse por cerrado
- La solicitud está descrita sin confundirla con una decisión.
- El equipo consultó la condición vigente y sabe quién tenía autoridad para resolverla.
- La decisión y su motivo constan en el registro acordado.
- La persona solicitante recibió una respuesta clara y con un siguiente paso, si hacía falta.
- Si se aprobó una modificación, el equipo comprobó su ejecución mediante el procedimiento vigente.
- No quedan datos personales innecesarios ni una tarea sin responsable.
La guía de responsabilidades de la secretaría técnica desarrolla cómo acordar quién atiende y quién decide. Si necesitas delimitar qué tareas asume ese equipo, consulta el servicio de secretaría técnica de CongressMaker; para trasladar los criterios aprobados al proceso, revisa también el servicio de inscripciones para congresos.
Siguiente paso
Revisemos las reglas y las excepciones de tu congreso
Cuéntanos qué decisiones necesita atender tu equipo y quién participa en cada paso. Podemos revisar cómo trasladar las reglas aprobadas al recorrido de inscripción disponible.
La plataforma está operativa en 1 a 3 días laborables, desde la entrega del contenido y sujeto a confirmación de disponibilidad.
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