Para definir las categorías de inscripción de un congreso, escribe una condición de acceso comprobable para cada una, identifica el dato mínimo que permite aplicarla y asigna a alguien la validación de los casos dudosos. Si una persona puede encajar en dos, decide la prioridad o separa los criterios antes de configurar el formulario y las tarifas.
La pregunta decisiva: ¿puede el equipo explicar, sin interpretar el caso sobre la marcha, por qué una persona pertenece a una categoría y no a otra?
01 · Política del congreso
Una categoría no es solo una tarifa
La categoría describe cómo clasifica el congreso una inscripción. El importe puede depender de ella, pero no debería ser la única definición. Antes de crear nombres nuevos, pregunta qué decisión cambia con cada perfil: quién puede elegirlo, qué información necesita la organización y si la diferencia afecta a las reglas de precio.
Si dos nombres llevan exactamente a las mismas condiciones y al mismo recorrido, valora si de verdad necesitas dos categorías. Si la diferencia es un dato independiente —por ejemplo, una condición que puede coexistir con otra—, puede ser más claro recogerlo como respuesta del formulario y decidir por separado cómo afecta a la inscripción.
La guía general para organizar la inscripción ordena el proceso completo. Aquí nos detenemos en la decisión previa: quién entra en cada categoría y cómo se resuelven las excepciones.
02 · Plantilla de decisión
Completa una ficha antes de configurar cada categoría
Usa una ficha por categoría. Esta tabla es una plantilla de trabajo para la organización, no una pantalla ni una función de CongressMaker. Los campos se rellenan con reglas aprobadas para el congreso concreto.
| Decisión | Qué debe dejar escrito el equipo |
|---|---|
| Nombre visible | Cómo se presentará la categoría a quien se inscribe, sin dar por supuesto que conoce la organización interna. |
| Condición de acceso | Qué requisito concreto debe cumplir la persona y qué ocurre si no lo cumple. |
| Dato necesario | Qué respuesta permite aplicar la regla. Pide solo lo que tenga una finalidad clara en este recorrido. |
| Validación humana | Quién revisará una condición que no pueda darse por confirmada con la respuesta de la persona. |
| Posible solapamiento | Con qué otra categoría puede coincidir y qué caso concreto genera la duda. |
| Resolución | Qué categoría prevalece, si la elección corresponde a la persona o si conviene separar los criterios. |
| Efecto en la tarifa | Si la categoría modifica el importe y quién aprueba esa regla; no hace falta publicar un precio en esta ficha. |
La ficha obliga a distinguir una respuesta declarada en el formulario de una condición efectivamente comprobada. No presupongas una verificación automática de pertenencia a una sociedad o institución: si hace falta comprobarla, define la responsabilidad y el procedimiento humano.
Si esas condiciones forman parte de un congreso anual de una sociedad, consulta también la matriz para organizarlo, que separa la gestión de socios de las decisiones de cada edición.
03 · Casos ambiguos
Decide qué pasa cuando alguien encaja en dos categorías
Ejemplo hipotético: una persona podría cumplir a la vez las condiciones que un congreso haya definido para «miembro de la sociedad» y «estudiante». Esas denominaciones no describen categorías reales de ningún evento de CongressMaker; sirven para detectar una pregunta que debe resolver la organización antes de abrir la inscripción.
Hay tres decisiones posibles, según la política del evento:
- Prioridad: si las categorías son excluyentes, escribe cuál prevalece y por qué. No dejes la elección al orden en que se redactaron las reglas.
- Elección informada: si la persona puede elegir entre opciones válidas, explica la diferencia con claridad y define quién resolverá una selección dudosa.
- Criterios separados: si ambas condiciones importan de forma independiente, evita forzarlas en una única etiqueta; recoge cada respuesta necesaria y acuerda después su efecto.
No hay una prioridad universal. La decisión corresponde al comité o a la entidad organizadora, no a una regla inferida por el software. Si nadie puede justificar qué pasa con el caso doble, la categoría todavía no está definida.
04 · Configuración
Traslada al formulario solo las decisiones aprobadas
Una vez cerradas las fichas, convierte las condiciones en preguntas comprensibles. CongressMaker permite crear formularios de registro dinámicos con distintos tipos de campo y reglas, y definir precios según las respuestas y el número de compras. Eso permite configurar el recorrido decidido por la organización; no equivale a acreditar automáticamente que una persona cumple un requisito externo.
Cuando una respuesta deba determinar qué preguntar después, utiliza el mapa de campos condicionales para definir las dos rutas y probar qué sucede si se modifica la respuesta inicial.
Una categoría mal definida no mejora por cambiar el texto de un campo. Primero hay que resolver la política del congreso; después se comprueba que la configuración reproduce lo acordado. La página de inscripciones para congresos detalla el alcance de CongressMaker para formularios y reglas de precio.
05 · Antes de publicar
Prueba la clasificación antes de probar el importe
Recorre el formulario con casos de prueba que representen cada condición aprobada: una persona que encaja en una sola categoría, otra que no cumple una condición y otra que podría cumplir dos. Comprueba qué respuesta se pide, qué opción se muestra y en qué punto debe intervenir el equipo si hay una validación pendiente.
- Cada categoría tiene una condición de acceso explicable y una persona responsable de aprobarla.
- Los solapamientos tienen una regla de prioridad, de elección o de separación de criterios.
- El formulario pide los datos necesarios para aplicar esas decisiones, sin prometer una comprobación automática.
- La organización ha revisado qué categoría y qué recorrido aparece en los casos normales y ambiguos.
Solo después conviene comparar el importe esperado con el mostrado. La matriz para probar las tarifas de inscripción ofrece ese segundo paso sin confundir la definición de categorías con el control de precios.
Siguiente paso
Aclaremos las categorías de tu congreso
Revisa con nosotros las categorías y reglas de tu inscripción. Nos puedes contar qué perfiles tienes y dónde surgen las dudas; la decisión sobre elegibilidad y tarifas sigue siendo de tu organización.
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