Cómo conciliar la inscripción, la compra, el cobro y la factura de un congreso

01 · No son sinónimos

Separa inscripción, compra, cobro y documento

Una misma operación puede aparecer en varias fuentes, cada una con su propio propósito. Antes de comparar importes o buscar diferencias, define qué prueba cada registro y qué persona puede validarlo.

Las denominaciones y los datos disponibles dependen de cada proceso y proveedor. Utiliza las etiquetas que realmente ofrecen tus fuentes; no traduzcas una respuesta ambigua del TPV a «pagado» ni inventes un estado que nadie haya validado.

Si necesitas repasar qué distingue una proforma, una factura y una rectificativa, consulta la guía sobre los documentos de facturación de un congreso. Aquí el foco está en relacionar cada documento con la operación y el cobro correspondientes.

02 · Preparación

Define qué operaciones entran en la conciliación

Acotar la revisión evita comparar listados que no cubren el mismo periodo o alcance. Deja por escrito:

• Qué evento y periodo estás revisando. Usa el mismo criterio temporal en las fuentes; si alguna cubre un rango distinto, anótalo.
• Qué cuenta como una operación. Aclara si la unidad que vas a seguir es una inscripción, una compra o una línea concreta. No asumas que una fila equivale siempre a una persona o a un pago.
• Qué fuentes están autorizadas. Identifica quién puede consultar el registro de inscripción, la compra, la respuesta del medio de pago y la documentación.
• Qué referencias permiten relacionarlas. Prefiere una referencia que figure en más de una fuente. Si no existe, establece una correspondencia manual revisable; no identifiques casos solo por el nombre de una persona.
• Quién resuelve cada clase de diferencia. El equipo de inscripciones, la persona que revisa pagos y la responsable de facturación pueden tener tareas distintas.

03 · Revisión por operación

Sigue un orden y guarda la evidencia de cada paso

1. Localiza la inscripción. Anota la referencia que realmente exista y confirma que corresponde al evento y periodo acordados.
2. Comprueba la compra. Revisa qué selección o conceptos aparecen asociados. Si hay una diferencia con la inscripción, detén el cierre de esa fila y averigua qué representa cada registro.
3. Consulta el resultado del pago. Contrasta la operación con la evidencia que ofrece el TPV o el proveedor. Un retorno a la web, un intento o una respuesta incompleta no sustituyen la confirmación que debe aplicar el responsable.
4. Relaciona la documentación. Registra qué documento se ha emitido o está pendiente, su referencia y a qué operación lo asocia el equipo. La emisión de una proforma o factura es una comprobación distinta del cobro.
5. Compara solo datos comparables. Cuando las fuentes los muestren, contrasta referencias, conceptos, importes y moneda. Si el alcance o el significado difiere, explica la diferencia en lugar de forzar una coincidencia.
6. Asigna el siguiente paso. Cada excepción debe quedar con una persona responsable, una acción concreta y una nota de cierre cuando se resuelva.

Para ensayar el lado del pago antes de abrir la inscripción, puedes seguir también el procedimiento para probar el recorrido del TPV. Esa guía trata el ensayo; esta, la revisión administrativa posterior de cada operación.

04 · Hoja de control

Registra los cuatro estados en una sola fila de seguimiento

La tabla es una plantilla de trabajo para el equipo, no una pantalla ni una función automática de CongressMaker. Adáptala a los campos que de verdad existen en las fuentes que revisas.

Los campos entre corchetes son instrucciones para completar la plantilla; no son datos reales ni nombres de campos de la plataforma. Si trabajas con una exportación, conserva el original y comprueba qué representa cada fila antes de modificarla. La guía para revisar exportaciones de inscripciones a Excel propone un método para ese paso.

05 · Excepciones

Deja las diferencias pendientes hasta que haya evidencia

Para organizar la hoja puedes usar etiquetas internas sencillas. No son estados del producto ni sustituyen el criterio de la persona responsable:

• Conciliado: las referencias y evidencias disponibles coinciden para el alcance acordado.
• Pendiente de evidencia: una fuente aún no permite confirmar el resultado.
• Descuadre: los registros muestran datos distintos que necesitan explicación.
• Revisión documental: hay que confirmar el documento o la relación con la operación.

Ejemplo hipotético: una inscripción y una compra aparecen relacionadas, pero el equipo todavía no dispone de una respuesta verificable del proveedor del pago. La fila queda pendiente; no se marca como cobrada ni se emite o corrige un documento por deducción. La persona responsable consulta la fuente adecuada y deja constancia de la decisión.

Si la revisión apunta a una factura que quizá deba corregirse, el descuadre es una señal para consultar, no una conclusión fiscal. La AEAT explica los supuestos y requisitos de las facturas rectificativas, incluida la identificación de la factura rectificada y la causa. Confirma cada caso con la persona responsable de facturación o con asesoramiento profesional; esta guía no determina obligaciones fiscales.

Esta guía sigue cada operación por separado. Si ya estás preparando el cierre del conjunto y su entrega al organizador, consulta también la checklist para cerrar la operación y traspasar los datos del congreso.

06 · Alcance de la plataforma

Qué permite hacer CongressMaker

CongressMaker permite gestionar pagos por TPV y trabajar con proformas, facturas y rectificativas. La conciliación descrita aquí es un método de control del equipo: no afirmamos que el sistema cruce automáticamente los registros ni que determine el estado contable de cada operación.

Consulta el alcance de la facturación para congresos en España y acuerda quién configura cada paso, quién valida el cobro y quién revisa los documentos.

Preguntas habituales

Dudas al conciliar una inscripción

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