Para ofrecer cenas o talleres junto con la inscripción, define por separado qué incluye cada actividad, quién puede solicitarla, qué condiciones debe conocer y quién atenderá dudas o cambios. Después, prueba el formulario con y sin esa opción y confirma qué puede resolver la configuración concreta. CongressMaker contempla cenas y talleres como productos adicionales; no presupongas control automático de aforo, incompatibilidades, listas de espera o devoluciones.
La regla práctica: no publiques una opción hasta que la organización pueda explicar qué está comprando la persona, qué ocurrirá después y quién responderá si algo cambia.
01 · Alcance de la oferta
Separa cada actividad del resto de la inscripción
Una cena y un taller pueden compartir formulario, pero no por eso son la misma oferta. Cada actividad tiene un contenido, unas condiciones y una operación propias. Descríbelas en fichas distintas antes de incorporarlas al recorrido de inscripción.
En cada ficha, deja claro qué incluye y qué queda fuera. La descripción debe permitir que una persona entienda si está eligiendo participar en esa actividad, y que el equipo organizador pueda identificar qué decisión tomó. No des por hecho que puede añadirse a acompañantes ni que las actividades se combinan libremente: son condiciones que debe aprobar la organización.
Este trabajo complementa la guía para organizar el recorrido general de inscripción. Aquí el foco está en precisar cada producto adicional, no en diseñar de nuevo todas las categorías o tarifas.
02 · Ficha de preparación
Completa una ficha operativa por cada producto
Antes de redactar la opción que verá quien se inscribe, acuerda estos puntos con las personas responsables de la actividad. La tabla es una herramienta de trabajo: no es una pantalla de CongressMaker ni implica que todos los controles se ejecuten automáticamente.
| Campo | Decisión que debe quedar escrita | Quién la confirma |
|---|---|---|
| Nombre y contenido | Qué actividad se ofrece y qué incluye exactamente. | Responsable del programa o de la actividad. |
| Destinatarios | Quién puede elegirla y si hay alguna condición aprobada. | Organización del congreso. |
| Elección en la inscripción | Si es opcional o forma parte de otra opción, y qué respuesta se espera. | Responsable de inscripción. |
| Información práctica | Qué detalles confirmados necesita conocer la persona antes de decidir. | Equipo que coordina la actividad. |
| Límites o combinaciones | Si existe un límite real o una combinación no permitida, quién lo controla y cómo se comunica. | Organización y responsable operativo. |
| Dudas y cambios | A qué canal se deriva una consulta y quién decide sobre una solicitud posterior. | Secretaría técnica o equipo designado. |
Si una respuesta sigue pendiente, no la sustituyas por una frase vaga en la web. Deja la actividad fuera de la inscripción hasta que la organización pueda confirmar su alcance y las condiciones que comunicará.
03 · Información visible
Explica la elección antes de que la persona la confirme
La persona inscrita necesita información suficiente para distinguir las opciones y comprender qué está solicitando. Escribe el nombre de la actividad de forma reconocible, añade una descripción concreta y presenta solo condiciones que la organización haya confirmado.
- Evita nombres internos que no expliquen la actividad.
- Distingue una opción adicional de algo ya incluido en otra modalidad.
- Indica los detalles prácticos confirmados que influyen en la decisión.
- Explica qué debe hacer la persona si necesita aclarar una condición antes de elegir.
- Si hay una limitación efectiva, concreta su alcance y el procedimiento para gestionarla; no afirmes que el formulario bloqueará automáticamente una selección.
La claridad también ayuda al equipo: una selección no debería obligar a interpretar qué quiso decir cada participante. Si la actividad tiene condiciones distintas a las de la inscripción general, destácalas junto a la opción y no las escondas en un texto común.
04 · Operación y cambios
Asigna responsables para lo que ocurre después
El formulario recoge una decisión; la organización debe definir cómo se materializa. Asigna a una persona o equipo la confirmación del contenido, la atención de preguntas y la gestión de cambios. Si una solicitud afecta a una condición acordada, identifica quién puede autorizarla antes de responder.
También conviene acordar qué información necesita el equipo para preparar la actividad y quién podrá consultarla. Recoge solo lo necesario para esa operación. Las solicitudes posteriores deben seguir el procedimiento que apruebe el organizador; no presupongas que la compra, una modificación o una cancelación se resuelven por sí solas.
CongressMaker permite ofrecer otros productos, entre ellos cenas y talleres, dentro de la operativa del congreso. La configuración concreta debe revisarse con la organización antes de publicarla. Para entender cómo encajan estas opciones en las preguntas del formulario, consulta también la guía de campos condicionales y preguntas dependientes.
05 · Revisión del recorrido
Prueba las rutas que la organización permite
Antes de abrir la inscripción, recorre cada caso acordado con datos de prueba y compara el resultado con la ficha. No hace falta probar combinaciones que el organizador no ofrezca; sí hay que comprobar que las permitidas se entienden y quedan registradas como se espera.
- Sin actividad adicional: comprueba que la inscripción principal se puede completar sin seleccionar una cena o un taller opcional.
- Una actividad: revisa por separado cada opción y verifica que el resumen distingue cuál se ha solicitado.
- Combinación permitida: si la organización admite elegir varias, prueba esa ruta y confirma qué información recibe el equipo.
- Combinación no permitida: si existe una restricción, comprueba cómo se comunica y cuál es el procedimiento de revisión. No atribuyas al sistema una validación que no se haya probado.
- Consulta o cambio: sigue el canal acordado y confirma quién responde y qué decisión puede tomar.
Si la actividad implica un importe o documentación administrativa, revisa ese recorrido por separado: una elección, una compra, un cobro confirmado y un documento emitido no son el mismo estado. La guía sobre proformas, facturas y rectificativas explica la función de cada documento sin sustituir la revisión de la operativa concreta.
06 · Criterios de salida
Checklist antes de añadir la actividad al formulario
- La oferta y sus límites están descritos en una ficha propia.
- La organización ha confirmado quién puede solicitarla y bajo qué condiciones.
- El texto de la opción explica lo que la persona elige, sin ambigüedades.
- Los detalles prácticos comunicados están confirmados por el equipo responsable.
- Si hay un límite o una combinación restringida, se sabe quién lo controla y cómo se atienden los casos.
- Existe un responsable y un canal para dudas, cambios y decisiones posteriores.
- Se han probado las rutas permitidas con la configuración concreta y se ha asignado manualmente cualquier paso que no resuelva el sistema.
Una cena o un taller bien definido no es solo una línea más en el formulario: es una decisión que la persona comprende y que el equipo sabe atender. Si queda una condición sin responsable, resuélvela antes de publicar la opción.
Siguiente paso
Revisemos las actividades que acompañan a tu inscripción
Cuéntanos qué cenas, talleres u otros productos contempla tu congreso y revisamos cómo trasladar sus condiciones a la inscripción disponible en CongressMaker.
La plataforma está operativa en 1 a 3 días laborables, desde la entrega del contenido y sujeto a confirmación de disponibilidad.
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