Para definir áreas temáticas de abstracts, describid qué incluye cada una, qué queda fuera y quién resolverá los casos dudosos. Después acordad cómo debe elegir el autor cuando una propuesta cruza varias áreas o no encuentra un encaje claro. Esa decisión corresponde al comité; el formulario solo debe reflejar las reglas que haya aprobado.
En breve: diseñad la clasificación desde el programa que queréis construir, no desde una lista de etiquetas heredada. Para cada área, redactad un alcance reconocible y un caso límite; probad la matriz con propuestas hipotéticas y dejad una persona responsable de resolver los solapamientos antes de publicar la convocatoria.
01 · Punto de partida
Decide para qué sirve la clasificación
Antes de nombrar áreas, acordad qué decisión ayudará a tomar cada una. Puede orientar la lectura del programa, ayudar a los autores a describir el tema principal de su propuesta o aportar un criterio para que el comité organice la revisión. No deis por hecho que una misma etiqueta sirve para todas esas tareas.
También conviene separar dos decisiones que suelen confundirse: qué área describe mejor una propuesta y quién la revisará. Una categoría temática no asigna por sí sola correctores ni resuelve el reparto. Si el comité utiliza las áreas para organizar su trabajo, debe definir y comprobar ese procedimiento por separado.
La clasificación debe responder a la convocatoria concreta. Una lista demasiado amplia no ayuda a distinguir propuestas; una lista muy fragmentada puede obligar a elegir entre opciones que se solapan. El objetivo no es alcanzar un número predeterminado de áreas, sino que cada opción tenga una función comprensible.
02 · Matriz de alcance
Define los límites de cada área antes de ponerle nombre
Escribid una ficha por área. El nombre corto sirve para identificarla, pero no sustituye a una explicación sobre su alcance. La siguiente matriz es una herramienta de trabajo para el comité, no una función ni una plantilla integrada en CongressMaker.
| Campo | Pregunta que debe resolver el comité |
|---|---|
| Nombre público | ¿Cómo se llamará el área con palabras que los autores puedan reconocer? |
| Incluye | ¿Qué tipo de pregunta, enfoque o contribución pertenece aquí? |
| No incluye | ¿Qué propuesta cercana debería elegirse en otra área o consultarse antes de enviar? |
| Caso de frontera | ¿Qué ejemplo hipotético podría encajar en más de una opción y por qué? |
| Responsable | ¿Quién dará una respuesta cuando el autor o el equipo no pueda decidir? |
Redactad «incluye» y «no incluye» en términos comparables. Si una definición se basa en el método y otra en la aplicación, una misma propuesta puede parecer correcta en ambas. Acordad primero qué criterio organiza la clasificación —por ejemplo, el foco principal de la contribución— y aplicadlo de manera coherente a todas las opciones.
03 · Solapamientos
Resuelve las propuestas que cruzan varias áreas
Una propuesta puede combinar enfoques sin que eso signifique que la clasificación esté mal. Lo que sí necesita una regla es la decisión que se espera del autor y del comité cuando dos opciones parecen válidas. Acordadla antes de recibir envíos, no cuando aparezca el primer caso difícil.
- Elegid el criterio principal. El comité puede pedir que se seleccione el área que mejor representa la contribución central, si esa regla encaja con la convocatoria.
- Decidid cuántas opciones admite el formulario. Una selección única y una selección múltiple generan respuestas distintas; no las dejéis implícitas.
- Definid qué hacer si persiste la duda. Indicad si se consulta a una persona del comité o a un canal de la convocatoria, y quién toma la decisión final.
- Separad tema y reparto. Si una propuesta se traslada a otra área para organizar la revisión, comunicad quién acuerda ese cambio y cómo se refleja en el trabajo del equipo.
- Revisad la regla con ejemplos. Si el procedimiento depende del tipo de propuesta, describid esa excepción y comprobad que puede aplicarse sin interpretaciones incompatibles.
Este es un proceso humano. No presupongáis que el software interpreta el contenido, decide el área adecuada o reasigna automáticamente una propuesta. Para preparar los criterios de evaluación y el trabajo del comité, consulta también la guía para organizar la revisión de abstracts.
04 · Instrucciones
Explica al autor cómo elegir sin tener que adivinar
La persona autora debería encontrar junto a la pregunta una explicación breve del alcance de las opciones y una indicación sobre qué hacer si su trabajo cruza varias. Evitad una lista de títulos sin definición o nombres internos que solo entiende el comité.
Si se solicita una única área, explicad qué significa «principal» en esa convocatoria. Si se permiten varias, indicad cuántas y con qué criterio ordenarlas, siempre que el comité haya acordado esa regla. Si ninguna describe la propuesta, decidid si se ofrece una opción de consulta, una categoría abierta o un canal de ayuda; no presentéis una alternativa que no exista en el formulario.
Antes de publicar, comparad el texto de la convocatoria con las opciones que aparecen en el formulario de abstracts. Para preparar las instrucciones completas que leerán los autores, podéis seguir también la checklist de envío de abstracts.
05 · Revisión editorial
Prueba la taxonomía antes de abrir el envío
La prueba consiste en comprobar si el esquema produce decisiones consistentes. No hace falta inventar requisitos del congreso: utilizad propuestas hipotéticas que representen situaciones distintas y aplicad las definiciones tal como se publicarán.
| Caso hipotético | Qué comprobar | Señal para revisar |
|---|---|---|
| Una propuesta parece encajar claramente en un área | ¿La definición explica por qué corresponde a esa opción? | Dos personas la asignan a áreas distintas. |
| Una propuesta combina dos enfoques | ¿El criterio de foco principal permite elegir, o existe una regla acordada para varias áreas? | El equipo resuelve el caso por intuición y no por una regla común. |
| Una propuesta no coincide con ninguna descripción | ¿Las instrucciones indican a quién consultar o qué alternativa está disponible? | La única salida es elegir una opción al azar. |
| Dos áreas describen casi lo mismo | ¿Se entiende qué distingue sus alcances? | La diferencia depende de palabras o matices no explicados. |
Si una prueba revela ambigüedad, cambiad la definición o el procedimiento y volved a probarlo. No resolváis cada caso con una excepción oral que no esté disponible para quienes participan en la convocatoria.
06 · Ejemplo hipotético
Cómo tratar una propuesta entre dos áreas
Imaginemos una convocatoria ficticia con dos áreas genéricas, «Área A» y «Área B». Una propuesta aborda un asunto compartido y el equipo autor duda entre ambas. Estas etiquetas no representan disciplinas ni categorías de un congreso real.
- La organización compara el resumen con las definiciones públicas de ambas áreas.
- Si la convocatoria pide una opción principal, el autor aplica el criterio aprobado para identificar el foco de la contribución.
- Si la duda continúa, la consulta se remite a la persona responsable que el comité ha indicado.
- El equipo aplica una decisión coherente con el procedimiento acordado y revisa si la definición necesita aclararse para el resto de autores.
El ejemplo no establece que todas las convocatorias deban pedir una sola elección ni que la categoría pueda cambiarse tras el envío. Esas condiciones pertenecen a cada convocatoria y deben aprobarse y comunicarse de forma expresa.
07 · Configuración
Lleva al formulario solo las decisiones ya aprobadas
Cuando el comité haya definido la clasificación, el formulario puede solicitar el área con una pregunta clara y opciones consistentes con las instrucciones. CongressMaker permite configurar formularios de abstracts dinámicos, con distintos tipos de campo y reglas. La herramienta recoge las condiciones que se acuerden; no decide qué taxonomía científica es adecuada ni resuelve por sí sola los solapamientos.
Después, los correctores pueden entrar en su zona, puntuar las propuestas y dejar comentarios. El criterio de evaluación y la organización de la revisión siguen dependiendo de las decisiones del comité. Puedes consultar el alcance en la página de gestión de abstracts para congresos.
Antes de abrir la convocatoria, revisad juntas las fichas de áreas, las instrucciones y el formulario. Si una opción cambia, comprobad que el mismo criterio aparece en todos los lugares donde el autor debe consultarlo.
Siguiente paso
Que las áreas reflejen la convocatoria, no solo el formulario
Cuéntanos cómo organiza tu comité las áreas temáticas y revisamos cómo trasladar las decisiones aprobadas al formulario de abstracts.
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